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圖書簡介

《文秘管理專業知識》
　　專門針對事業單位考試文秘、管理知識方面的備考用書。
　　以考點講解為主線，力求通過細致的講解，使考生在短時間內盡可能多地掌握考點，擴大知識面，以提高自身的應試能力。
　　內容、體例、版式等方面進行了特別的設計，給考生備考提供了合理的方案。


目錄
上篇文秘專業知識第一章秘書工作概述
　　上篇文秘專業知識上篇文秘專業知識
　　
　　本篇考情綜述
　　本篇是關于文秘專業的基礎知識的介紹，共分為8章。其主要內容包括：秘書工作概述、秘書個人素養與工作藝術、辦公室日常工作及接待、信息與調查研究、辦公室信訪與督查工作、會議組織、秘書的常用禮節和秘書活動禮儀、公文寫作。文中并對每一章內容進行了詳細具體的敘述，便于文秘專業學習者學習和參考。
　　第一章秘書工作概述
　　命題熱點導讀
　　秘書工作概述秘書的分類按服務對象劃分
　　按工作崗位和職責劃分
　　按職位等級劃分
　　按能力類型劃分
　　秘書工作的內容和作用秘書工作的內容
　　秘書工作的作用
　　秘書工作的性質和職能秘書工作的性質
　　秘書工作的職能
　　秘書工作的特征與規律秘書工作的特征
　　秘書工作的規律
　　秘書工作的基本原則與要求秘書工作的基本原則
　　秘書工作的基本要求
　　秘書工作的高層次要求
　　秘書工作的運行與管理秘書工作的組織形式與工作方式
　　秘書工作的管理措施與制度要求
　　考點知識精講
　　第一節秘書的分類
　　由于時代的進步和科學的發展，社會上各行各業的分工越來越細，也越來越規范，秘書的職業也應社會的需求被分成各種類型。
　　一、按服務對象劃分
　　按秘書的服務對象來分，可分為公務秘書與私人秘書。
　　公務秘書是指服務于各級機關、企事業單位和社會團體的秘書人員。我國某些高級領導的專職秘書也屬于公務秘書，這是國家因工作需要特別配備的秘書，與一般的私人秘書不同。為著名的作家、科學家配備的秘書人員，也屬公務秘書，因為在本質上這些秘書人員是為機關單位服務的，而且由機關單位支付工資。私人企業雖然其資本為個人所有，但該企業的秘書如以企業的名義聘用，為企業服務，并由企業支付工資，那么，這些秘書人員仍可歸屬公務秘書范圍。
　　私人秘書是指由個人出資雇聘，服務于個人的秘書人員。私人秘書主要指律師、自由撰稿人、私人開業的醫生等所聘用的秘書人員。我國在改革開放前基本上沒有私人秘書，隨著改革開放的不斷深入，私人秘書涉及的領域越來越多，人數也不斷增加，成為秘書隊伍的一支新軍。
　　二、按工作崗位和職責劃分
　　按秘書的工作崗位和職責來分，主要分為機要秘書、行政秘書、文字秘書、信訪秘書、事務秘書、外事秘書等。
　　(1)機要秘書：從事保密和重要事務的秘書人員。包括領導人的專職秘書以及在機關、單位中負責秘密文電收發、印章密碼管理、承辦領導交辦的機密事項的人員。要求有較高的政治素養和很強的保密意識。
　　(2)行政秘書：協助領導做好行政事務與提供綜合性服務的人員。要求既能發揮參謀作用又具有高效辦事的能力。
　　(3)文字秘書：承擔撰擬文稿及文稿審核把關任務的秘書人員。要求具有較高的理論政策水平、分析綜合能力及文字表達能力。
　　(4)信訪秘書：接待與處理群眾來信來訪的秘書人員。要求熟悉政策法令、 耐心細致、踏實負責，且有較強的協調能力和溝通能力。
　　(5)事務秘書：主要負責單位總務后勤等工作的秘書人員。他們的工作范圍較寬，涵蓋通信、車輛、用房、環境管理等多個方面。要求組織能力強、勤勤懇懇、任勞任怨。
　　(6)外事秘書：從事外事服務工作的秘書人員，包括翻譯人員及負責外事往來的人員。要求有較高的政策水平，熟悉外事政策和外事溝通技巧，待人熱情大方、處事老練沉穩、儀態大方，有相當的外語口譯和筆譯水平。
　　此外，在某些政府部門、社會團體和企事業單位還設有與行業性質密切相關的專業性很強的秘書崗位，如教育科研系統設有教學秘書、科研秘書等。
　　三、按職位等級劃分
　　目前，我國已開始逐步推行秘書職位評定制度，將秘書人員分為初級秘書、中級秘書和高級秘書三個等級，不同等級的秘書將承擔不同的職責，并享受不同的待遇。學歷、理論水平和實踐經驗是評定職位的三個基本要素，并需要進行一定的考核。評定秘書職位是我國秘書制度的一項重大改革，這將有利于形成合理的競爭機制，調動秘書人員的積極性，吸引更多優秀人才加入秘書隊伍，提高秘書人員的素質，提升秘書工作的水平。
　　四、按能力類型劃分
　　按秘書的個性特征與能力劃分，可分為參謀型秘書、專項型秘書、公關型秘書、辦事型秘書。
　　(1)參謀型秘書：指那些思維活躍，具有創新精神，善于分析與綜合處理信息，調研能力強，能夠為領導提供參謀性服務，輔助領導決策的智囊型秘書人才。
　　(2)專項型秘書：指在某一方面具有較強的理論基礎與政策水平，寫作水平高，決策能力強的秘書人才。
　　(3)公關型秘書：指具有公關知識與公關能力的秘書人才。他們擅長溝通協調，能充分運用公共關系的一些手段，搞好本單位與公眾的關系，從而樹立本單位良好的形象。
　　(4)辦事型秘書：指精明干練、辦事能力強、熱心服務的秘書人才。他們“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”，能任勞任怨、有條不紊地處理繁雜的事務性工作，猶如單位的“管家”。 
　　第二節秘書工作的內容和作用
　　由于機關級別和類型不同，秘書工作內容也不盡相同。級別層次高的機關，秘書工作內容廣泛，分工細致，各項工作的專門化特色比較明顯；而在基層單位，秘書工作任務繁重，但是人員編制少，分工不細致，因此，秘書人員又具有“多面手”的特點。
　　本節將全方位介紹我國黨政機關秘書工作的基本內容和作用。
　　一、秘書工作的內容
　�。ㄒ唬┟貢�工作領導機關及其領導者的工作內容
　　1.機關辦公廳（室）的基本任務
　　辦公廳（室）屬于秘書工作部門，是機關工作正常運轉的樞紐。它的出現是秘書工作發展的必然結果。中外領導機構或高級領導人都設置辦公廳或辦公室。它的主要任務是協助它所直屬的領導機關完成各項領導工作，尤其是為領導機關制定和實施決策服務。
　　辦公廳（室）的任務主要分為兩大部分：一是政務服務，包括辦文、辦會、文檔管理、代擬文稿、綜合協調等，這就是人們通常所說的秘書工作；二是事務服務，主要是后勤服務保障工作。
　　2.秘書長、辦公廳（室）主任的基本任務
　　秘書長和辦公廳（室）主任兼有秘書工作領導人和秘書人員的雙重身份。根據1951年中央人民政府批準頒發的《政務院關于各級政府秘書長和不設秘書長的辦公廳主任的工作任務和秘書工作機構的決定》，各級政府機關的秘書長或辦公廳主任主要承擔以下任務：第一，協助首長綜合情況、研究政策、推行工作；第二，協助首長密切各方面的工作關系；第三，協助首長掌管機關內部的統一戰線工作；第四，協助首長掌管保密工作；第五，協助首長掌管機要工作；第六，主持日常行政事務（包括公文處理、會議組織、檢查和督促政府決議的執行等事項）；第七，掌管機關事務工作。
　　因此，秘書長和辦公廳主任的工作任務，可以總結為“既要參與政務，又要掌管政務”兩個方面。而其中第一至第五項工作是需要協助首長完成的，具有明顯的參與政務性質；而第六、七項工作則主要是掌管機關日常事務，具有明顯的事務性特色。政務院的這些規定，雖然是針對我國秘書工作高層領導者和領導機構而言的，但是卻為全國秘書部門應當承擔的主要工作內容確定了基本格局。
　　(二）秘書工作的主要內容
　　1.擬定、辦理公文
　　擬定公文是指根據領導者意圖和領導班子的決定精神起草公文或在領導者主持、指導之下，起草領導講話稿。
　　擬定公文是秘書工作的傳統職能�，F代社會，擬定公文更成為秘書工作的一項極其重要的日常工作。因為公文具有發布政令、傳達意圖、溝通情況、憑證記載等重要功能，因此，擬定公文是一項非常嚴肅的工作，秘書人員應該以高度的責任心對待。
　　辦理公文簡稱辦文，是圍繞公文的形成、處理、管理所進行的全部工作，反映了公文在機關內部處理的全過程。
　　辦理公文是秘書工作中一項最基本的工作內容，大致可以分為發文處理和收文處理兩類。其中，發文過程包括擬制、核簽、繕印、審核、簽發、立卷、歸檔等主要環節；收文過程包括簽收、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、立卷、歸檔等主要環節。在日常工作的發文和收文過程中，秘書人員都要按照黨和政府頒布的公文處理條例、法規和標準辦理，做到分工合理、責任明確，確保公文處理過程的嚴謹、規范、優質、高效，為公文發揮應有的效能創造條件。
　　2.辦理組織會務
　　辦理組織會務簡稱辦會，是指機關秘書部門或臨時設立的會議秘書機構辦理與會議有關的各類具體事務，目的是為領導人開好會議做會前、會中和會后的各種綜合輔助性服務。辦會過程中應主要做好以下工作：一是會議議題的協調與安排，應與各方面協調聯系，將會上討論決定的事項預先整理形成文件形式后，再將其中已經立題的成熟文件交給主管領導，決定是否提交會議討論；二是會議的統籌安排，即從整體上安排好會議的各項方面事宜，如會議時間、地點、議程、參加人員、會場布置等；三是會議文件材料的印發、傳遞、清退、立卷、歸檔等；四是會議期間的各項服務；五是會議善后工作，如整理會議記錄、編寫簡報和會議紀要、督促檢查會議決策的落實等。
　　3.調查研究工作
　　調查研究工作是指圍繞中心工作，針對當前領導關心和急需解決的有關問題，調查了解相關情況，并進行分析研究，寫出調查報告呈交給領導機關或領導人。這是發揮秘書工作的參謀、助手職能，直接為領導決策服務的一項重要工作。
　　每一項調查研究均應做好調查準備、調查實施和調查總結收尾這三個階段的工作。其中，準備階段應根據領導工作的需求確定調查題目，擬制提綱；實施階段要注意選準調查研究對象，采用多種方式，廣泛搜集、認真整理、深入研究調查得來的材料；總結收尾階段就是對調查研究工作進行整體分析，在以前階段工作的基礎上，寫出調查報告。
　　4.信息處理工作
　　秘書信息處理工作是指按照黨政領導機關工作的要求，采集與處理信息，為領導正確決策和實施決策服務的一項工作。凡是領導工作中要掌握的各種動態、情況以及實際工作領域中帶有苗頭性、傾向性的問題，都需要收集并及時反饋給領導部門。
　　開展信息處理工作首先要建立和健全信息網絡，這是搞好信息處理工作的基礎；其次要建立一支德才兼備、思路開闊、反應敏捷，具有較強的觀察和分析問題能力的信息員隊伍；最后要實現信息處理工作手段的現代化，以便快速傳遞和處理信息。開展信息處理工作應確保信息的收集、加工、存儲、輸出、反饋等基本環節的工作質量。
　　5.溝通協調工作
　　對秘書工作而言，溝通協調工作的內容極為廣泛，依據協調對象劃分，有對上的協調（即對領導者之間和領導機關之間的協調）、對下的協調、同級之間的協調、上下級雙方的協調、同屬部門的協調、業務工作的協調等，而其中最常見的是業務工作的協調，如會議協調、公文活動協調、事項協調等�？傊�，凡是與領導決策和指導工作有關事項的協調，均屬于秘書工作的業務范圍。開展秘書協調工作時，可以利用的方式有電話協調、送文上門協調、請人進門協調、登門拜訪協調、召開會議協調等。
　　6.信訪接待工作
　　信訪接待工作是處理群眾來信和接待群眾來訪工作的總稱，是各級黨政機關、企事業單位、社會團體的秘書工作的一項經常性的重要工作。收到群眾來信，要及時拆封，認真閱讀，做好摘記，準確交辦，按“分級負責，歸口辦理”的原則妥善處理或轉交有關部門辦理。有群眾來訪時，要熱情接待，認真聽記，恰當處理。
　　7.監督檢查工作
　　監督檢查工作的主要內容分為三個方面，即對黨的路線、方針、政策和黨政機關工作部署落實情況的督促檢查；對領導人批辦事件承辦情況的督促檢查；對文件和會議事項的督促辦理。監督檢查工作的具體做法主要包括催辦檢查、實地調研、日常查辦、綜合反饋等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情況，向上反映情況。
　　8.公務接洽工作
　　公務接洽工作是指辦理領導機關、平行單位、下級組織與本機關聯系公務事宜的接洽工作。這是黨政機關、企事業單位、社會團體均不可缺少的一項工作，是作為機關“窗口”的秘書工作經常性的重要工作內容，主要包括：承辦處理各機關單位直接派人或通過電話形式來本機關商洽或聯系的公文事宜，有協助聯絡公務，安排領導人接見，答復詢問，落實承辦單位，解決來訪者食宿、交通等事項。為確保公務接洽工作的順利進行，秘書人員應做到忠于職守、認真執行交接班制度和請示報告制度，做好值班日記和電話記錄。同時，還應熟悉領導者情況，與有關部門保持密切聯系。此外，還應善于處理人際關系。
　　除上述之外，秘書工作還包括管理日常事務、機要保密、文書立卷與歸檔、領導公務活動安排、領導臨時交辦事項等。在日常工作中，秘書工作人員均應以認真負責的態度，保質保量，切實做好領導交辦的各項工作和任務。
　　二、秘書工作的作用
　　秘書工作在領導機關和機關工作中，只有負責管理日常事務的責任和義務，沒有決定權和指揮權。但是，由于其所處的特殊地位及其所承擔的重要工作，決定了其具有下述作用：
　�。ㄒ唬┙ㄗh參謀作用
　　這方面的作用主要表現在領導決策的過程中。首先，秘書工作人員需要在決策的準備階段做好調查研究工作，整理相關信息和資料，為領導決策提供科學可靠的依據。其次，在進行實施方案的選擇過程中，秘書人員可以根據所掌握的信息和資料進行分析研究，并憑借自己的經驗，為領導者提供有參考價值的材料、建議或方案。最后，在領導制定決策后，對于如何實施決策以及決策實施過程中產生的一系列新情況、新問題應如何處理，秘書人員也可提供參考意見或反饋信息。除了為領導者的決策發揮建議參謀的作用之外，秘書人員在擬寫文件、提供辦事和辦會預案、提供辦事的建議、綜合處理信息等工作中，也需要充分運用自己的聰明才智，努力發揮為領導者提供建議和參謀的作用。
　�。ǘ�）事務助手作用
　　秘書人員所起的事務助手作用更多的是指秘書人員輔助領導做好決策工作以外的具體事務性工作，使領導者有更多的時間和精力主抓大政方針問題，做好科學決策事項。秘書工作的助手作用主要體現在下列各方面的工作：一是做好日常的文書處理、會務和檔案管理工作；二是做好文件信息的加工篩選工作；三是做好領導臨時交辦的工作；四是做好公務接洽、信訪接待和領導活動安排工作；五是做好領導人某些必要的生活服務工作等。此外，秘書人員還應當充分發揮主動性，積極做好各方面的服務工作，爭取成為領導的得力助手。
　�。ㄈ�）中心樞紐作用
　　每一個機關、團體、企事業單位都擁有一套指揮管理系統。而秘書工作部門則正處于這套系統的中樞位置，發揮著其他職能部門不可替代的中心樞紐作用。領導集體或者領導者個人的決策、指示，都要通過秘書工作傳遞給實施單位。因此，秘書工作是否健全完善，其工作是否運轉自如，直接關系到機關工作能否正常運轉。因此，必須充分發揮好秘書工作部門的中心樞紐作用，真正做到“上情下達，下情上達”。
　�。ㄋ模┙y籌協調作用
　　統籌協調工作是秘書工作中的一項重要內容，也是秘書工作的一項重要職能，主要體現在三個方面：第一，在領導決策中發揮協調作用。決策前，領導者大都責成秘書人員對于要決策的問題組織或協同有關部門進行調研論證；決策后，秘書人員還要協同相關部門做好信息反饋工作，調查各有關實施單位對于決策的具體落實情況，保持工作運行的暢通。第二，對于日常工作中難以解決的重要問題，秘書人員還要秉承領導思想同時協調各方力量，抓緊解決和落實。第三，在日常辦文、辦會、辦事過程中，哪些環節出現矛盾，一般均需要秘書人員按照領導的指示同各方協調關系，促進決策的落實。
　�。ㄎ澹┬蜗蟠翱谧饔�
　　在日常工作和各種交往中，秘書人員需要經常代表機關或領導人出面，例如內外聯系、洽商公務、群眾信訪、迎來送往等事宜均需要由秘書出面完成。而對外行文、組織會議、安排領導人的公務活動，更是秘書形象窗口作用在工作上的反映。因此，一個機關的形象及其工作面貌、工作作風、領導者的形象等都與秘書工作的形象窗口作用有著非常密切的聯系，秘書人員在日常工作和生活中要堅決抵制“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”的官僚主義作風和習氣。
　　秘書工作的性質和地位決定了秘書工作是機關工作中各種信息的主要集散地，因此，秘書工作成為方便領導工作和機關工作的“信息庫”和“資料庫”，隨時向領導者提供信息咨詢和服務。因此，秘書人員常常需要主動進行調查研究工作，及時地采集和收錄各種有用信息，向領導提供需要了解和掌握的各種動態信息，做好領導的各項輔助和服務工作。
　　第三節秘書工作的性質和職能
　　一、秘書工作的性質
　　秘書工作是因領導工作的需要而存在的，屬于機關工作的一部分。要想準確理解秘書工作的性質，需要將其放在領導工作和機關工作的領域來觀察和認識。
　�。ㄒ唬┟貢�工作的輔助性
　　秘書工作的輔助性是指秘書工作在領導工作中所具有的輔助性。秘書工作的產生具有必然性，它是由于統治階級和領導群體為了滿足其自身工作運轉需求而產生的。這就決定了秘書人員在處理解決任何問題的時候，都需要根據領導者的意圖和需求來做，而不是代替領導者作出決定。即使秘書人員對某些問題提出了解決方案，這些方案也需要經過領導機關權衡確定后才能執行。秘書工作機構或秘書人員只能站在輔助的位置上行使職能，既不能缺位，也不能錯位，更不能越位。秘書工作人員需要對自身進行準確定位，努力發揮好秘書工作在領導工作中的參謀輔助作用。
　�。ǘ�）秘書工作的樞紐性
　　秘書工作的樞紐性是指秘書工作在機關工作中具有樞紐性作用。由于秘書工作部門是整個機關工作正常運轉的必要條件和組織保障，因此只有秘書工作井然有序，高質量、高效率地運轉，才能夠實現整個機關工作的各項職能，做到上情下達、下情上達、左右協調、步調統一，并帶動職能部門同步運轉。這種樞紐與核心地位決定了秘書工作的重要性。

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